Daj pracownikom AI, z którego wolno im korzystać.

§ 1 Postanowienia ogólne

1. 1.Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną oraz zasady realizacji usług konsultacyjnych i wdrożeniowych przez:

   BASIC ECONOMY sp. z o.o. ul. Karczówkowska 11A, 25-019 Kielce KRS 0000547705, NIP 9591960706, REGON 360996489 Węzeł obliczeniowy: ul. Karczówkowska 9, Kielce e-mail: biuro@local-ai.company (dalej: "Usługodawca")

2. 2.Usługodawca korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Wszystkie kwoty podane w Regulaminie i w serwisie są kwotami końcowymi.
3. 3.Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. 4.Usługi kierowane są do przedsiębiorców i instytucji z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 2 Definicje

KLIENT

przedsiębiorca, instytucja lub inny podmiot korzystający z usług Usługodawcy.

SERWIS

strona internetowa dostępna pod adresem local-ai.company.

KONSULTACJA

płatne spotkanie doradcze, realizowane online, telefonicznie lub osobiście w Kielcach.

STACK

zestaw preinstalowanego i skonfigurowanego oprogramowania do lokalnej inferencji AI, obejmujący silnik inferencji, interfejs użytkownika, bazę wiedzy z wyszukiwaniem wektorowym, obsługę kont i uprawnień oraz warstwę agentową.

BAZA WIEDZY

zbiór dokumentów Klienta przetworzonych do postaci wektorowej, przechowywany na sprzęcie Klienta.

FAZA I

etap wdrożenia, w którym cały Stack i wszystkie zbiory danych znajdują się u Klienta, a moc obliczeniowa udostępniana jest bezpłatnie przez węzeł Usługodawcy.

FAZA II

etap, w którym Klient uruchamia inferencję na własnym sprzęcie, a udział Usługodawcy w przetwarzaniu danych ustaje.

WĘZEŁ

infrastruktura obliczeniowa Usługodawcy w Kielcach (4× RTX 3090, 96 GB VRAM).

MODEL

model językowy o otwartych wagach, uruchamiany w ramach Stacku.

DPA

umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klientem (administrator) a Usługodawcą (podmiot przetwarzający).

§ 3 Zakres usług

Usługodawca świadczy następujące usługi:

1. 1.Konsultacja. Analiza potrzeb organizacji, ocena zasadności wdrożenia lokalnego AI, omówienie możliwości i ograniczeń modeli lokalnych, oszacowanie kosztu sprzętu oraz przedstawienie ścieżki samodzielnej budowy rozwiązania. Po konsultacji Klient otrzymuje komplet źródeł umożliwiających zbudowanie Stacku własnymi siłami.
2. 2.Wdrożenie Stacku. Dostarczenie, instalacja i konfiguracja Stacku na sprzęcie Klienta, konfiguracja bazy wiedzy, kont użytkowników i uprawnień, dostosowanie do procesów Klienta.
3. 3.Udostępnienie mocy obliczeniowej w Fazie I. Bezpłatne udostępnienie zasobów Węzła na czas testów, na zasadach określonych w § 7.
4. 4.Pakiet dokumentacji zgodnościowej. W ramach ceny wdrożenia Klient otrzymuje: wzór umowy powierzenia dopasowany do architektury rozwiązania, zasady korzystania z systemu AI do rozdania pracownikom (z miejscem na podpis), mapowanie na listę pytań inicjalnych Prezesa UODO, wzór wykazu dopuszczonych zastosowań oraz protokół przejścia do Fazy II.
5. 5.Wsparcie przy przejściu do Fazy II. Dobór karty graficznej, uruchomienie modelu na sprzęcie Klienta, protokolarne wyłączenie tunelu.

Usługodawca NIE świadczy usług: hostingu danych Klienta, tworzenia kopii zapasowych po swojej stronie, przechowywania dokumentów Klienta ani utrzymania infrastruktury Klienta poza zakresem uzgodnionym odrębnie.

§ 4 Cennik

1. 1.Konsultacja — od 150 zł za godzinę; stawka zależna od pory dnia:

   Konsultacja poranna	09:00 – 13:00	300 zł
   Konsultacja południowa	13:00 – 15:00	150 zł
   Konsultacja wieczorna	15:00 – 20:00	500 zł

   Płatność następuje po uzgodnieniu terminu, przed konsultacją. Faktura wysyłana jest na wskazany adres e-mail.

2. 2.Usługa wdrożeniowa — od 2000 zł, jednorazowo. Cena obejmuje zakres opisany w § 3 pkt 2 i 4. Ostateczna kwota ustalana jest po konsultacji, w zależności od liczby użytkowników, liczby i rodzaju procesów oraz zakresu integracji.
3. 3.Sprzęt — od 1000 zł. Koszt po stronie Klienta, płatny bezpośrednio sprzedawcy. Usługodawca nie prowadzi sprzedaży sprzętu i nie pobiera z tego tytułu prowizji. Orientacyjnie:

   a) komputer bazowy klasy HP Z420 lub równoważny — od ok. 1000 zł, b) dwa nowe dyski w konfiguracji lustrzanej — zalecane; komputer wraz z dyskami to wydatek rzędu 2000 zł, c) karta graficzna — dopiero przy przejściu do Fazy II, dobierana do wybranego modelu.

   Podane kwoty są szacunkami rynkowymi na dzień publikacji Regulaminu i nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Widełki dopasowane do konkretnego przypadku Usługodawca podaje na konsultacji.

4. 4.Moc obliczeniowa w Fazie I — bezpłatnie, na zasadach z § 7.
5. 5.Usługodawca nie stosuje wycen indywidualnych ukrytych przed Klientem. Wszystkie stawki podstawowe są jawne i publikowane w Serwisie.

§ 5 Zawarcie umowy

1. 1.Umowa o konsultację zostaje zawarta z chwilą uzgodnienia terminu telefonicznie lub mailowo i jej opłacenia. Płatności obsługuje system Tpay, którego operatorem jest Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu.

   Korzystanie z tego systemu podlega dodatkowo regulaminowi i polityce prywatności jego operatora. Usługodawca nie odpowiada za działanie tego systemu, w szczególności za przerwy w jego dostępności, ani za sposób przetwarzania danych przez jego operatora w zakresie, w jakim działają oni jako niezależni administratorzy.

2. 2.Umowa wdrożeniowa zostaje zawarta na podstawie odrębnych ustaleń poczynionych po konsultacji, w formie dokumentowej lub pisemnej.
3. 3.Przed rozpoczęciem świadczenia usług obejmujących przetwarzanie danych osobowych strony zawierają umowę powierzenia (DPA). DPA obowiązuje od pierwszego dnia współpracy, w tym w okresie testów.
4. 4.Usługodawca zastrzega sobie prawo odmowy zawarcia umowy, w szczególności gdy planowane zastosowanie jest niezgodne z prawem, gdy Usługodawca nie jest w stanie zrealizować usługi w oczekiwanym zakresie lub gdy uzna, że lokalne AI nie rozwiązuje problemu Klienta. Ocenę tę Usługodawca komunikuje wprost.

§ 6 Zasady realizacji konsultacji

1. 1.Konsultacja odbywa się w umówionym terminie, online, telefonicznie lub osobiście w Kielcach.
2. 2.Klient może bezpłatnie zmienić lub odwołać termin nie później niż 24 godziny przed jego rozpoczęciem. W takim przypadku opłata podlega zwrotowi albo zaliczeniu na poczet nowego terminu — według wyboru Klienta.
3. 3.W przypadku odwołania w terminie krótszym niż 24 godziny lub niestawienia się Klienta, opłata nie podlega zwrotowi. Usługodawca może według uznania zaproponować nowy termin.
4. 4.Jeżeli konsultacja nie odbędzie się z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, opłata podlega zwrotowi w całości w terminie 7 dni albo — za zgodą Klienta — zaliczeniu na poczet nowego terminu.
5. 5.Kontakt i ustalanie terminów: telefon 606 388 854 oraz adres biuro@local-ai.company.
6. 6.Konsultacja ma charakter doradztwa technicznego. Nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów o świadczeniu pomocy prawnej. Dokumenty wzorcowe przekazywane Klientowi wymagają weryfikacji przez jego własnego doradcę prawnego przed wdrożeniem.

§ 7 Faza I — bezpłatna moc obliczeniowa

1. 1.Na czas testów Usługodawca udostępnia Klientowi bezpłatnie zasoby obliczeniowe Węzła.
2. 2.W Fazie I:
   1. a)Stack, dokumenty, baza wiedzy, wektory, historia rozmów i konta użytkowników znajdują się wyłącznie na sprzęcie Klienta,
   2. b)szyfrowany tunel zestawia Klient — nie Usługodawca,
   3. c)do Węzła przekazywana jest wyłącznie treść pojedynczego zapytania wraz z kontekstem wybranym przez system Klienta,
   4. d)obowiązuje zerowa retencja: treść zapytania istnieje wyłącznie w pamięci operacyjnej, przez czas generowania odpowiedzi,
   5. e)obowiązuje DPA zawarta przed rozpoczęciem testów.
3. 3.Bezpłatny charakter udostępnienia mocy obliczeniowej oznacza, że Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA), czasu odpowiedzi ani ciągłości pracy Węzła. Usługodawca dokłada starań, aby przerwy były rzadkie i krótkie, oraz informuje o planowanych pracach serwisowych.
4. 4.Usługodawca może zakończyć bezpłatne udostępnianie mocy obliczeniowej z zachowaniem 14-dniowego uprzedzenia, a w przypadku naruszenia Regulaminu przez Klienta — ze skutkiem natychmiastowym.
5. 5.Przerwa lub zakończenie dostępu do Węzła oznacza wyłącznie zaprzestanie generowania odpowiedzi przez Model. Środowisko Klienta, baza wiedzy, historia rozmów i dokumenty pozostają w pełni dostępne i nienaruszone.
6. 6.Klient nie może udostępniać dostępu do Węzła podmiotom trzecim, odsprzedawać mocy obliczeniowej ani wykorzystywać jej do zadań przemysłowego przetwarzania wsadowego wykraczających poza testowanie własnego przypadku użycia.

§ 8 Faza II — przejście do pełnej niezależności

1. 1.Klient może przejść do Fazy II w dowolnym momencie. Przejście nie wymaga zgody Usługodawcy.
2. 2.Przejście polega na uruchomieniu Modelu na sprzęcie Klienta i protokolarnym wyłączeniu tunelu do Węzła.
3. 3.Od chwili wyłączenia tunelu Usługodawca nie ma żadnego udziału w przetwarzaniu danych Klienta. Umowa powierzenia wygasa w zakresie inferencji.
4. 4.W Fazie II stacja robocza Klienta może zostać całkowicie odłączona od sieci publicznej z zachowaniem pełnej funkcjonalności Stacku.
5. 5.Usługodawca nie stosuje blokad technicznych, formatów zamkniętych ani mechanizmów uzależniających Klienta od dalszej współpracy. Klient może w każdej chwili zakończyć współpracę i kontynuować pracę samodzielnie lub z dowolnym innym podmiotem.

§ 9 Obowiązki Klienta

1. 1.Klient zapewnia sprzęt, zasilanie, sieć lokalną i warunki lokalowe niezbędne do pracy Stacku.
2. 2.Klient odpowiada za:
   1. a)zabezpieczenie fizyczne sprzętu, na którym znajdują się jego dane,
   2. b)tworzenie kopii zapasowych bazy wiedzy i historii rozmów,
   3. c)nadawanie i odbieranie uprawnień pracownikom,
   4. d)zestawienie i utrzymanie tunelu w Fazie I,
   5. e)aktualizację haseł i kontrolę dostępu do kont administracyjnych.
3. 3.Klient wdraża w organizacji zasady korzystania z systemu AI otrzymane od Usługodawcy i dokumentuje zapoznanie się z nimi przez pracowników.
4. 4.Klient sporządza i utrzymuje wykaz dopuszczonych zastosowań, określający procesy, w których wolno korzystać z systemu, oraz kategorie danych, które wolno do niego wprowadzać.
5. 5.Klient jest administratorem danych przetwarzanych w systemie i odpowiada za: wskazanie podstawy prawnej przetwarzania, w tym przesłanki z art. 9 RODO; przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych, jeżeli jest wymagana; ujęcie czynności w rejestrze; realizację praw osób, których dane dotyczą; zgłoszenie naruszenia do organu nadzorczego w terminie 72 godzin.
6. 6.Klient zapewnia rzeczywisty nadzór człowieka nad wynikami systemu. Osoba weryfikująca musi posiadać kompetencje i realną możliwość zmiany wyniku; formalna akceptacja bez weryfikacji nie spełnia wymogu RODO.
7. 7.Klient nie może wykorzystywać Stacku do:
   1. a)praktyk zakazanych w rozumieniu art. 5 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act),
   2. b)w pełni zautomatyzowanych decyzji wobec osób fizycznych,
   3. c)czynności zastrzeżonych dla człowieka, w szczególności diagnozy medycznej, wydania decyzji administracyjnej lub czynności notarialnej,
   4. d)działań naruszających prawa osób trzecich lub przepisy prawa.
8. 8.Zastosowania w obszarze wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act — w szczególności rekrutacja, ocena pracowników i ocena zdolności kredytowej — wymagają odrębnych ustaleń przed rozpoczęciem korzystania, w tym rejestrowania zdarzeń i oceny wpływu na prawa podstawowe. Klient zgłasza taki zamiar Usługodawcy przed wdrożeniem.

§ 10 Charakter wyników generowanych przez Model

1. 1.Wyniki generowane przez Model mają charakter rekomendacji i materiału roboczego. Nie stanowią porady prawnej, medycznej, finansowej ani rozstrzygnięcia w jakiejkolwiek sprawie.
2. 2.Modele językowe mogą generować treści niepoprawne, niekompletne lub nieprawdziwe, w tym pozornie wiarygodne. Każdy wynik wymaga weryfikacji przez człowieka przed wykorzystaniem.
3. 3.Usługodawca nie gwarantuje poprawności merytorycznej odpowiedzi Modelu ani przydatności wyników do konkretnego celu Klienta.
4. 4.Usługodawca nie prezentuje w Serwisie przykładowych odpowiedzi ani zrzutów ekranu. Modele o otwartych wagach są publicznie dostępne wraz z kartami modeli, niezależnymi rankingami i benchmarkami — Klient może i powinien ocenić ich jakość samodzielnie przed zawarciem umowy.

§ 11 Oprogramowanie, licencje i własność intelektualna

1. 1.Stack zbudowany jest w oparciu o oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym oraz modele o otwartych wagach. Korzystanie z tych komponentów podlega ich własnym licencjom, z którymi Klient zapoznaje się przy wdrożeniu. Usługodawca wskazuje wykaz komponentów i licencji.
2. 2.Usługodawca nie jest twórcą modeli i nie udziela do nich licencji. Zapewnia ich dobór, instalację, konfigurację i utrzymanie.
3. 3.Wszystkie dane, dokumenty, bazy wiedzy i wyniki pracy pozostają wyłączną własnością Klienta. Usługodawca nie nabywa do nich żadnych praw.
4. 4.Materiały autorskie Usługodawcy — wzory dokumentów, konfiguracje, opracowania i zestawienia źródeł — Klient może wykorzystywać na własne potrzeby, w tym modyfikować i wdrażać we własnej organizacji. Klient nie może ich odsprzedawać ani udostępniać publicznie jako własnych produktów.
5. 5.Treści Serwisu podlegają ochronie prawnoautorskiej. Kopiowanie ich w celach komercyjnych wymaga zgody Usługodawcy.

§ 12 Odpowiedzialność

1. 1.Usługodawca ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń.
2. 2.Wobec Klientów niebędących konsumentami odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści.
3. 3.Ograniczenia z ust. 2 nie stosuje się do szkody wyrządzonej umyślnie ani do odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego wynikającej z art. 82 RODO.
4. 4.Usługodawca nie odpowiada za:
   1. a)skutki decyzji podjętych przez Klienta lub jego pracowników na podstawie wyników generowanych przez Model,
   2. b)utratę danych Klienta wskutek braku kopii zapasowych, awarii sprzętu Klienta lub działań osób po jego stronie,
   3. c)niedostępność Węzła w Fazie I — z uwagi na bezpłatny charakter tej usługi,
   4. d)sposób wykorzystania Stacku niezgodny z Regulaminem, DPA lub wykazem dopuszczonych zastosowań,
   5. e)skutki naruszenia przez Klienta obowiązków administratora danych,
   6. f)wady sprzętu nabytego przez Klienta od podmiotów trzecich.
5. 5.Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie zewnętrznego oprogramowania open source poza zakresem wynikającym z jego prawidłowej instalacji i konfiguracji.

§ 13 Reklamacje

1. 1.Reklamacje należy składać na adres biuro@local-ai.company, wskazując dane Klienta, przedmiot reklamacji i oczekiwany sposób jej załatwienia.
2. 2.Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje o wyniku drogą elektroniczną.
3. 3.Brak odpowiedzi w terminie z ust. 2 oznacza uznanie reklamacji — wyłącznie w przypadku Klientów będących konsumentami lub przedsiębiorcami na prawach konsumenta.

§ 14 Odstąpienie od umowy

1. 1.Osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, lecz nieposiadającą dla niej charakteru zawodowego, przysługują uprawnienia przedsiębiorcy na prawach konsumenta, w tym prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny.
2. 2.Jeżeli osoba, o której mowa w ust. 1, żąda rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu odstąpienia i wyraża na to wyraźną zgodę, w razie odstąpienia zobowiązana jest zapłacić za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.
3. 3.Prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu usługi, jeżeli świadczenie rozpoczęto za wyraźną i uprzednią zgodą uprawnionego oraz po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia.
4. 4.Postanowienia niniejszego paragrafu nie mają zastosowania do Klientów będących spółkami ani innymi podmiotami zawierającymi umowę o charakterze zawodowym.

§ 15 Rozwiązanie współpracy

1. 1.Każda ze stron może zakończyć współpracę z zachowaniem 14-dniowego terminu, chyba że umowa wdrożeniowa stanowi inaczej.
2. 2.Zakończenie współpracy nie wymaga zwrotu jakichkolwiek elementów Stacku, licencji ani danych — wszystkie znajdują się u Klienta i pozostają jego własnością.
3. 3.Zakończenie współpracy nie powoduje utraty przez Klienta dostępu do środowiska, bazy wiedzy ani historii rozmów. Ustaje wyłącznie dostęp do Węzła, jeżeli Klient pozostawał w Fazie I.
4. 4.Usługodawca nie przechowuje danych Klienta, wobec czego nie występuje procedura zwrotu ani usunięcia danych po zakończeniu współpracy — z wyjątkiem danych kontaktowych i rozliczeniowych, przetwarzanych zgodnie z Polityką Prywatności.

§ 16 Wymagania techniczne

1. 1.Korzystanie z Serwisu wymaga urządzenia z dostępem do internetu i aktualnej przeglądarki obsługującej JavaScript i pliki cookies.
2. 2.Korzystanie ze Stacku po stronie Klienta wymaga sprzętu o parametrach ustalonych na konsultacji oraz przeglądarki internetowej po stronie użytkowników końcowych.
3. 3.Zakazane jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym oraz podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu lub Węzła.

§ 17 Ochrona danych osobowych

1. 1.Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności dostępna w Serwisie.
2. 2.W zakresie przetwarzania danych powierzonych przez Klienta wiążąca jest umowa powierzenia (DPA), której postanowienia mają pierwszeństwo przed Regulaminem w razie rozbieżności.

§ 18 Zmiany regulaminu

1. 1.Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zakresu usług, cennika lub rozwiązań technicznych.
2. 2.O zmianie Usługodawca informuje przez publikację w Serwisie oraz — w przypadku Klientów objętych trwającą współpracą — wiadomością e-mail, na co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
3. 3.Do umów zawartych przed wejściem zmian w życie stosuje się Regulamin w brzmieniu dotychczasowym, chyba że Klient zaakceptuje nową wersję.

§ 19 Postanowienia końcowe

1. 1.W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act).
2. 2.Spory z Klientami niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. 3.Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
4. 4.Regulamin jest dostępny nieodpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Koniec dokumentu

This English version is provided for information only. The Polish version is the legally binding text.

§ 1 General provisions

1. 1.These Terms set out the rules for providing services by electronic means and for delivering consultancy and deployment services by:

   BASIC ECONOMY sp. z o.o., ul. Karczówkowska 11A, 25-019 Kielce, Poland, KRS 0000547705, NIP 9591960706, REGON 360996489, compute node: ul. Karczówkowska 9, Kielce, e-mail: biuro@local-ai.company (the "Provider")

2. 2.The Provider is exempt from value added tax. All amounts stated in these Terms and on the website are final amounts.
3. 3.These Terms constitute terms of service for services provided by electronic means within the meaning of Article 8 of the Polish Act of 18 July 2002 on Providing Services by Electronic Means.
4. 4.The services are addressed to businesses and institutions in the Republic of Poland.

§ 2 Definitions

CLIENT

a business, institution or other entity using the Provider's services.

WEBSITE

the website available at local-ai.company.

CONSULTATION

a paid advisory meeting held online, by phone or in person in Kielce.

STACK

a set of pre-installed and configured software for local AI inference, comprising an inference engine, a user interface, a knowledge base with vector search, account and permission management, and an agent layer.

KNOWLEDGE BASE

the Client's documents processed into vector form, stored on the Client's hardware.

PHASE I

the deployment stage in which the entire Stack and all data sets are located at the Client, while computing power is provided free of charge by the Provider's Node.

PHASE II

the stage in which the Client runs inference on its own hardware and the Provider's involvement in data processing ends.

NODE

the Provider's computing infrastructure in Kielce (4× RTX 3090, 96 GB VRAM).

MODEL

an open-weight language model run within the Stack.

DPA

the data processing agreement concluded between the Client (controller) and the Provider (processor).

§ 3 Scope of services

The Provider offers the following services:

1. 1.Consultation. Analysis of the organisation's needs, assessment of whether deploying local AI is justified, discussion of the capabilities and limitations of local models, an estimate of hardware costs and a presentation of how to build the solution independently. After the consultation the Client receives a full set of sources enabling it to build the Stack on its own.
2. 2.Stack deployment. Delivery, installation and configuration of the Stack on the Client's hardware, configuration of the knowledge base, user accounts and permissions, and adaptation to the Client's processes.
3. 3.Computing power in Phase I. Free provision of Node resources for the testing period, on the terms set out in § 7.
4. 4.Compliance documentation package. As part of the deployment price the Client receives: a data processing agreement template matched to the architecture of the solution, rules for using the AI system to be handed out to staff (with a signature line), a mapping onto the initial checklist of the President of the Polish Personal Data Protection Office (UODO), a template register of permitted uses and a protocol for moving to Phase II.
5. 5.Support with moving to Phase II. Selection of a graphics card, launching the Model on the Client's hardware and closing the tunnel under a written protocol.

The Provider does NOT provide: hosting of Client data, back-ups on its own side, storage of Client documents, or maintenance of the Client's infrastructure beyond what is separately agreed.

§ 4 Prices

1. 1.Consultation — from PLN 150 per hour; the rate depends on the time of day:

   Morning consultation	09:00 – 13:00	PLN 300
   Midday consultation	13:00 – 15:00	PLN 150
   Evening consultation	15:00 – 20:00	PLN 500

   Payment is made after the date is agreed, before the consultation. The invoice is sent to the e-mail address provided.

2. 2.Deployment service — from PLN 2,000, one-off. The price covers the scope described in § 3(2) and (4). The final amount is agreed after the consultation, depending on the number of users, the number and type of processes and the scope of integration.
3. 3.Hardware — from PLN 1,000. The cost is borne by the Client and paid directly to the seller. The Provider does not sell hardware and takes no commission on it. Indicatively:

   a) a base computer of the HP Z420 class or equivalent — from approx. PLN 1,000, b) two new disks in a mirrored configuration — recommended; the computer together with the disks costs in the region of PLN 2,000, c) a graphics card — only when moving to Phase II, selected for the chosen model.

   The amounts given are market estimates as at the date these Terms were published and do not constitute an offer within the meaning of Article 66 of the Polish Civil Code. The Provider gives ranges tailored to a specific case during the consultation.

4. 4.Computing power in Phase I — free of charge, on the terms of § 7.
5. 5.The Provider does not use individual pricing hidden from the Client. All basic rates are public and published on the Website.

§ 5 Conclusion of contracts

1. 1.A consultation contract is concluded when the date is agreed by phone or e-mail and paid for. Payments are handled by the Tpay system, operated by Krajowy Integrator Płatności S.A. based in Poznań.

   Use of this system is additionally subject to the terms and privacy policy of its operator. The Provider is not liable for the operation of this system, in particular for interruptions in its availability, or for the way its operator processes data insofar as they act as independent controllers.

2. 2.A deployment contract is concluded on the basis of separate arrangements made after the consultation, in documentary or written form.
3. 3.Before providing services that involve processing personal data, the parties conclude a data processing agreement (DPA). The DPA applies from the first day of cooperation, including the testing period.
4. 4.The Provider reserves the right to refuse to conclude a contract, in particular where the planned use is unlawful, where the Provider is unable to deliver the service in the expected scope, or where it considers that local AI does not solve the Client's problem. The Provider communicates this assessment directly.

§ 6 Consultations

1. 1.A consultation takes place at the agreed time, online, by phone or in person in Kielce.
2. 2.The Client may change or cancel the slot free of charge no later than 24 hours before it begins. In that case the fee is refunded or credited towards a new slot — at the Client's choice.
3. 3.If the slot is cancelled less than 24 hours in advance, or the Client does not attend, the fee is not refundable. The Provider may, at its discretion, offer a new slot.
4. 4.If the consultation does not take place for reasons attributable to the Provider, the fee is refunded in full within 7 days or — with the Client's consent — credited towards a new slot.
5. 5.Contact and scheduling: telephone +48 606 388 854 and the address biuro@local-ai.company.
6. 6.A consultation is technical advice. It does not constitute legal advice or a legal opinion within the meaning of the regulations on providing legal assistance. Template documents provided to the Client must be reviewed by the Client's own legal adviser before implementation.

§ 7 Phase I — free computing power

1. 1.For the testing period the Provider makes the Node's computing resources available to the Client free of charge.
2. 2.In Phase I:
   1. a)the Stack, documents, knowledge base, vectors, chat history and user accounts are located solely on the Client's hardware,
   2. b)the encrypted tunnel is set up by the Client — not by the Provider,
   3. c)only the content of a single query, together with the context selected by the Client's system, is transmitted to the Node,
   4. d)zero retention applies: the content of a query exists only in working memory, for the time needed to generate the answer,
   5. e)the DPA concluded before testing begins applies.
3. 3.Because the computing power is provided free of charge, the Provider does not guarantee any particular service level (SLA), response time or continuity of the Node's operation. The Provider makes efforts to keep interruptions rare and short and gives notice of planned maintenance.
4. 4.The Provider may end the free provision of computing power with 14 days' notice, or with immediate effect if the Client breaches these Terms.
5. 5.An interruption or end of access to the Node means only that the Model stops generating answers. The Client's environment, knowledge base, chat history and documents remain fully available and intact.
6. 6.The Client may not give third parties access to the Node, resell computing power or use it for industrial batch processing beyond testing its own use case.

§ 8 Phase II — moving to full independence

1. 1.The Client may move to Phase II at any time. The move does not require the Provider's consent.
2. 2.The move consists of launching the Model on the Client's hardware and closing the tunnel to the Node under a written protocol.
3. 3.From the moment the tunnel is closed, the Provider has no involvement whatsoever in processing the Client's data. The data processing agreement expires as regards inference.
4. 4.In Phase II the Client's workstation may be fully disconnected from the public network while keeping the full functionality of the Stack.
5. 5.The Provider does not use technical locks, closed formats or mechanisms that make the Client dependent on further cooperation. The Client may end the cooperation at any time and continue working on its own or with any other party.

§ 9 Client's obligations

1. 1.The Client provides the hardware, power supply, local network and premises needed to run the Stack.
2. 2.The Client is responsible for:
   1. a)the physical security of the hardware holding its data,
   2. b)backing up the knowledge base and chat history,
   3. c)granting and revoking staff permissions,
   4. d)setting up and maintaining the tunnel in Phase I,
   5. e)updating passwords and controlling access to administrator accounts.
3. 3.The Client implements within its organisation the rules for using the AI system received from the Provider and documents that staff have read them.
4. 4.The Client prepares and maintains a register of permitted uses, specifying the processes in which the system may be used and the categories of data that may be entered into it.
5. 5.The Client is the controller of the data processed in the system and is responsible for: identifying the legal basis for processing, including a condition under Article 9 GDPR; carrying out a data protection impact assessment where required; including the activity in the record of processing activities; handling data subjects' rights; notifying a breach to the supervisory authority within 72 hours.
6. 6.The Client ensures real human oversight of the system's outputs. The reviewing person must have the competence and a real ability to change the output; formal approval without review does not meet the GDPR requirement.
7. 7.The Client may not use the Stack for:
   1. a)practices prohibited under Article 5 of Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act),
   2. b)fully automated decisions concerning natural persons,
   3. c)acts reserved for a human being, in particular a medical diagnosis, an administrative decision or a notarial act,
   4. d)activities that infringe the rights of third parties or the law.
8. 8.Uses in high-risk areas within the meaning of the AI Act — in particular recruitment, employee evaluation and creditworthiness assessment — require separate arrangements before use begins, including event logging and a fundamental rights impact assessment. The Client notifies the Provider of such an intention before deployment.

§ 10 Nature of the Model's outputs

1. 1.Outputs generated by the Model are recommendations and working material. They do not constitute legal, medical or financial advice, or a decision in any matter.
2. 2.Language models may generate incorrect, incomplete or untrue content, including content that appears credible. Every output must be verified by a human before it is used.
3. 3.The Provider does not guarantee the factual correctness of the Model's answers or the suitability of outputs for the Client's specific purpose.
4. 4.The Provider does not present sample answers or screenshots on the Website. Open-weight models are publicly available together with model cards, independent rankings and benchmarks — the Client can and should assess their quality independently before concluding a contract.

§ 11 Software, licences and intellectual property

1. 1.The Stack is built on open-source software and open-weight models. Use of these components is subject to their own licences, which the Client reviews at deployment. The Provider supplies a list of components and licences.
2. 2.The Provider is not the author of the models and does not license them. It provides their selection, installation, configuration and maintenance.
3. 3.All data, documents, knowledge bases and work results remain the exclusive property of the Client. The Provider acquires no rights to them.
4. 4.The Provider's own materials — document templates, configurations, write-ups and source compilations — may be used by the Client for its own needs, including modifying them and implementing them within its own organisation. The Client may not resell them or make them publicly available as its own products.
5. 5.The content of the Website is protected by copyright. Copying it for commercial purposes requires the Provider's consent.

§ 12 Liability

1. 1.The Provider is liable on the general terms of the Polish Civil Code, subject to the limitations below.
2. 2.Towards Clients who are not consumers, the Provider's liability for non-performance or improper performance of a contract is limited to the remuneration paid by the Client in the 12 months preceding the event and does not cover lost profits.
3. 3.The limitation in paragraph 2 does not apply to damage caused intentionally or to liability that cannot be excluded under mandatory law, including a processor's liability under Article 82 GDPR.
4. 4.The Provider is not liable for:
   1. a)the consequences of decisions taken by the Client or its staff on the basis of outputs generated by the Model,
   2. b)loss of Client data due to missing back-ups, failure of the Client's hardware or the actions of persons on the Client's side,
   3. c)unavailability of the Node in Phase I — given that the service is free of charge,
   4. d)use of the Stack contrary to these Terms, the DPA or the register of permitted uses,
   5. e)the consequences of the Client's breach of its obligations as data controller,
   6. f)defects in hardware purchased by the Client from third parties.
5. 5.The Provider is not liable for the operation of external open-source software beyond what results from its correct installation and configuration.

§ 13 Complaints

1. 1.Complaints should be sent to biuro@local-ai.company, stating the Client's details, the subject of the complaint and the expected resolution.
2. 2.The Provider handles a complaint within 14 days of receipt and informs of the outcome electronically.
3. 3.Failure to respond within the period in paragraph 2 means that the complaint is accepted — only for Clients who are consumers or businesses with consumer rights.

§ 14 Withdrawal from a contract

1. 1.A natural person running a business who concludes a contract directly related to that business, but not of a professional nature for them, has the rights of a business with consumer rights, including the right to withdraw from a distance contract within 14 days without giving reasons.
2. 2.If the person referred to in paragraph 1 requests that performance begin before the withdrawal period expires and expressly agrees to this, then in the event of withdrawal they must pay for the services performed up to the moment of withdrawal.
3. 3.The right of withdrawal does not apply once the service has been fully performed, if performance began with the express prior consent of the entitled person and after they were informed that they would lose the right of withdrawal.
4. 4.This section does not apply to Clients that are companies or other entities concluding a contract of a professional nature.

§ 15 Ending the cooperation

1. 1.Either party may end the cooperation with 14 days' notice, unless the deployment contract provides otherwise.
2. 2.Ending the cooperation does not require returning any elements of the Stack, licences or data — all of them are with the Client and remain its property.
3. 3.Ending the cooperation does not cause the Client to lose access to the environment, the knowledge base or the chat history. Only access to the Node ends, if the Client was still in Phase I.
4. 4.The Provider does not store Client data, so there is no procedure for returning or deleting data after the cooperation ends — except for contact and billing data, which are processed in accordance with the Privacy Policy.

§ 16 Technical requirements

1. 1.Using the Website requires a device with internet access and an up-to-date browser that supports JavaScript and cookies.
2. 2.Using the Stack on the Client's side requires hardware with the parameters agreed during the consultation and a web browser for end users.
3. 3.The Client may not supply unlawful content or take actions that disrupt the operation of the Website or the Node.

§ 17 Personal data protection

1. 1.The rules for processing personal data are set out in the Privacy Policy available on the Website.
2. 2.As regards the processing of data entrusted by the Client, the data processing agreement (DPA) is binding and prevails over these Terms in the event of any inconsistency.

§ 18 Changes to the Terms

1. 1.The Provider may change these Terms for important reasons, in particular changes in the law, the scope of services, prices or technical solutions.
2. 2.The Provider announces a change by publishing it on the Website and — for Clients with ongoing cooperation — by e-mail, at least 14 days before the changes take effect.
3. 3.Contracts concluded before the changes take effect are governed by the Terms in their previous wording, unless the Client accepts the new version.

§ 19 Final provisions

1. 1.Matters not governed by these Terms are subject to Polish law, in particular the Civil Code, the Act on Providing Services by Electronic Means, the GDPR and Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act).
2. 2.Disputes with Clients who are not consumers are resolved by the court having jurisdiction over the Provider's registered office.
3. 3.If any provision of these Terms proves invalid, the remaining provisions remain in force.
4. 4.These Terms are available free of charge on the Website in a form that allows them to be downloaded, saved and printed.

End of document

§ 1 Administrator danych osobowych

1. 1.Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: "RODO") jest:

   BASIC ECONOMY sp. z o.o. ul. Karczówkowska 11A, 25-019 Kielce KRS 0000547705, NIP 9591960706, REGON 360996489 e-mail: biuro@local-ai.company (dalej: "Administrator" lub "Usługodawca")

2. 2.Lokalizacja węzła obliczeniowego Usługodawcy: ul. Karczówkowska 9, Kielce.
3. 3.Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się pod adresem: biuro@local-ai.company.

§ 2 Dwie role usługodawcy — kluczowe rozróżnienie

1. 1.Usługodawca występuje w dwóch odrębnych rolach, do których stosuje się różne zasady:

   a) ADMINISTRATOR — w odniesieniu do danych osób odwiedzających serwis local-ai.company, osób rezerwujących konsultacje, osób kontaktujących się z Usługodawcą oraz osób reprezentujących klientów i kontrahentów. Zasady przetwarzania tych danych określa niniejsza Polityka Prywatności.

   b) PODMIOT PRZETWARZAJĄCY (procesor) — w odniesieniu do treści zapytań przekazywanych do węzła obliczeniowego Usługodawcy w Fazie I wdrożenia. Administratorem tych danych pozostaje Klient. Zasady przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), zawierana przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Postanowienia § 8 niniejszej Polityki mają w tym zakresie charakter informacyjny; wiążąca jest treść umowy powierzenia.

§ 3 Zakres i cele przetwarzania — serwis i kontakt

1. 1.Rezerwacja i realizacja konsultacji

   Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeżeli podany), nazwa firmy, NIP i adres (dla celów wystawienia faktury), wybrany termin, treść wiadomości i informacje o potrzebach organizacji przekazane przez osobę rezerwującą.

   Cel: umówienie i przeprowadzenie konsultacji, kontakt organizacyjny, rozliczenie płatności, wystawienie faktury.

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem) — gdy stroną jest osoba fizyczna; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na kontakcie z osobą reprezentującą kontrahenta) — gdy stroną jest podmiot inny niż osoba fizyczna; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych.

2. 2.Korespondencja e-mail i inne formy kontaktu

   Zakres danych: adres e-mail, dane podane w treści wiadomości, dane zawarte w załącznikach przesłanych przez nadawcę.

   Cel: udzielenie odpowiedzi, prowadzenie korespondencji, udokumentowanie przebiegu ustaleń.

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

   Uwaga: Usługodawca prosi o nieprzesyłanie pocztą elektroniczną dokumentów zawierających dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO), dane objęte tajemnicą zawodową ani dokumentacji operacyjnej. Materiały tego rodzaju powinny być omawiane wyłącznie w środowisku Klienta, po zawarciu umowy powierzenia.

3. 3.Zawarcie i wykonanie umowy wdrożeniowej

   Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta oraz osób wskazanych przez Klienta do kontaktu technicznego, dane rozliczeniowe, dane niezbędne do konfiguracji kont administracyjnych.

   Cel: zawarcie i wykonanie umowy, wsparcie techniczne, rozliczenia.

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c oraz lit. f RODO.

4. 4.Obrona i dochodzenie roszczeń

   Zakres danych: dane wynikające z zawartych umów i prowadzonej korespondencji.

   Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. 5.Obsługa techniczna serwisu

   Zakres danych: adres IP, data i godzina zapytania, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, adres strony odsyłającej — zapisywane w logach serwera hostingowego.

   Cel: zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu, diagnostyka awarii.

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 4 Okresy przechowywania

1. 1.Dane rezerwacyjne i korespondencja przedumowna — przez okres 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy.
2. 2.Dane związane z zawartą umową — przez okres jej obowiązywania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
3. 3.Dokumenty księgowe i rozliczeniowe — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości).
4. 4.Logi serwera — zgodnie z polityką retencji dostawcy hostingu, nie dłużej niż 12 miesięcy.
5. 5.Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

§ 5 Odbiorcy danych

1. 1.Podmioty przetwarzające na zlecenie administratora

   Dane osobowe, o których mowa w § 3, powierzane są następującym podmiotom, działającym na podstawie umów powierzenia zawartych z Administratorem:

   a) HOSTING SERWISU local-ai.company oraz POCZTA ELEKTRONICZNA: dostawca usług hostingowych i pocztowych Administratora. Zakres: dane zawarte w logach serwera oraz w korespondencji e-mail.

   b) OBSŁUGA KSIĘGOWA: biuro rachunkowe obsługujące Administratora. Zakres: dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe.

   c) OBSŁUGA PRAWNA: kancelaria prawna — wyłącznie w przypadku sporu lub potrzeby uzyskania opinii prawnej.

2. 2.Odrębny administrator — operator płatności

   Płatności za konsultacje obsługuje:

   Krajowy Integrator Płatności S.A. (system Tpay), plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579, REGON 300878437.

   Podmiot ten przetwarza dane płatnika jako niezależny administrator, we własnych celach wynikających z ustawy o usługach płatniczych oraz przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Nie działa w tym zakresie na zlecenie Administratora. Zasady przetwarzania określa klauzula informacyjna dostępna pod adresem tpay.com; operator wyznaczył inspektora ochrony danych (iod@tpay.com).

   Administrator otrzymuje od operatora płatności wyłącznie informację o statusie transakcji oraz dane niezbędne do jej rozliczenia i wystawienia faktury. Administrator nie ma dostępu do danych karty płatniczej ani danych uwierzytelniających do bankowości elektronicznej.

3. 3.Organy publiczne

   Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa i w zakresie z nich wynikającym.

4. 4.Aktualny wykaz dostawców, o których mowa w ust. 1 lit. b–c, Administrator udostępnia na żądanie skierowane na adres biuro@local-ai.company.
5. 5.Ważne : powyższy wykaz odbiorców dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych przez Usługodawcę jako administratora — to jest danych kontaktowych, rezerwacyjnych i rozliczeniowych. W odniesieniu do treści zapytań przetwarzanych w Fazie I wykaz podprzetwarzających jest pusty i nie podlega uzupełnieniu — zob. § 8 ust. 5. Operator płatności Tpay nie ma i nie może mieć dostępu do dokumentów, bazy wiedzy ani zapytań Klienta.

§ 6 Przekazywanie danych poza EOG

1. 1.Usługodawca nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
2. 2.Cała infrastruktura obliczeniowa Usługodawcy znajduje się w jednej lokalizacji w Kielcach, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Rozdział V RODO nie znajduje zastosowania, a ocena skutków przekazania (TIA) nie jest wymagana.
3. 3.Usługodawca oświadcza, że nie jest podmiotem podlegającym jurysdykcji amerykańskiego CLOUD Act ani FISA § 702, ani obowiązkom współpracy wywiadowczej wobec państw trzecich.
4. 4.Jeżeli którykolwiek z dostawców, o których mowa w § 5 ust. 1, przetwarza dane poza EOG, odbywa się to wyłącznie na podstawie mechanizmów z rozdziału V RODO (decyzja o adekwatności lub standardowe klauzule umowne), o czym Usługodawca informuje na żądanie.

§ 7 Pliki cookies i technologie śledzące

1. 1.Serwis local-ai.company wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania (m.in. zapamiętanie wybranej wersji językowej). Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne.

   Wybrana wersja językowa zapamiętywana jest w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), a nie w pliku cookie; informacja ta pozostaje na urządzeniu użytkownika i nie jest przesyłana do Usługodawcy ani do podmiotów trzecich.

2. 2.Serwis nie wykorzystuje cookies analitycznych, marketingowych ani narzędzi profilujących. Usługodawca nie prowadzi remarketingu i nie przekazuje danych o ruchu podmiotom trzecim w celach reklamowych.
3. 3.Płatność za konsultację odbywa się w systemie Tpay. Jest to serwis zewnętrzny, stosujący własne pliki cookies i własne zasady przetwarzania danych, określone w polityce prywatności tego podmiotu. Przejście do niego następuje po świadomym działaniu użytkownika — kliknięciu linku do płatności.
4. 4.Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w przeglądarce. Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z płatności online.

§ 8 Dane przetwarzane w ramach usługi — architektura zero retencji

Niniejszy paragraf ma charakter informacyjny i opisuje zasady, które w sposób wiążący reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana z Klientem.

1. 1.Lokalizacja zbiorów. Dokumenty Klienta, baza wiedzy, reprezentacje wektorowe, historia rozmów, konta pracowników i rejestry zdarzeń powstają i pozostają wyłącznie na sprzęcie Klienta, w jego siedzibie. Usługodawca nie posiada do nich dostępu i nie tworzy ich kopii.
2. 2.Faza I. Do węzła obliczeniowego Usługodawcy przekazywana jest — szyfrowanym tunelem zestawianym przez Klienta — wyłącznie treść pojedynczego zapytania wraz z kontekstem wybranym przez system Klienta. Zwracana jest odpowiedź modelu.
3. 3.Zerowa retencja. Treść zapytania i odpowiedzi istnieje wyłącznie w pamięci operacyjnej serwera, przez czas niezbędny do wygenerowania odpowiedzi. Usługodawca nie prowadzi logów treści zapytań, nie tworzy ich baz ani kopii zapasowych. Po zakończeniu przetwarzania treść nie jest odtwarzalna.
4. 4.Zakaz trenowania. Usługodawca nie wykorzystuje treści zapytań ani odpowiedzi do trenowania, dostrajania ani ewaluacji jakichkolwiek modeli. Zakaz ma charakter architektoniczny, a nie wyłącznie umowny — Usługodawca nie utrwala treści, wobec czego nie dysponuje materiałem, który mógłby zostać w ten sposób wykorzystany.
5. 5.Brak podprzetwarzających. Wykaz podprzetwarzających w zakresie usługi inferencji jest pusty i nie podlega uzupełnieniu. Usługodawca nie powierza przetwarzania dalszym podmiotom, ponieważ nie dysponuje żadnym zbiorem danych Klienta.
6. 6.Faza II. Po uruchomieniu własnej infrastruktury obliczeniowej przez Klienta tunel zostaje wyłączony protokolarnie. Od tej chwili Usługodawca nie ma żadnego udziału w przetwarzaniu danych Klienta, a umowa powierzenia wygasa w zakresie inferencji.
7. 7.Dane szczególnych kategorii i tajemnice zawodowe. Architektura dopuszcza przetwarzanie danych o zdrowiu oraz informacji objętych tajemnicą lekarską, adwokacką, radcowską i notarialną. Nie zwalnia to Klienta z obowiązku wskazania własnej przesłanki z art. 9 RODO, przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO) i zachowania tajemnicy zawodowej.

§ 9 Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

1. 1.Usługodawca nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na te osoby wpływających (art. 22 RODO).
2. 2.Wyniki generowane przez systemy AI wdrażane u Klienta mają charakter rekomendacji. Umowa wprost wyklucza wykorzystywanie ich jako podstawy w pełni zautomatyzowanych decyzji wobec osób oraz do czynności zastrzeżonych dla człowieka.
3. 3.Odpowiedzialność za sposób wykorzystania systemu w organizacji Klienta, w tym za zapewnienie rzeczywistego nadzoru człowieka, ponosi Klient jako podmiot stosujący system AI w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2024/1689.

§ 10 Prawa osób, których dane dotyczą

1. 1.Każdej osobie przysługuje prawo do:
   1. a)dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
   2. b)sprostowania danych (art. 16 RODO),
   3. c)usunięcia danych (art. 17 RODO),
   4. d)ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
   5. e)przenoszenia danych (art. 20 RODO),
   6. f)sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO),
   7. g)cofnięcia zgody w dowolnym momencie — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
2. 2.Realizacja praw następuje na wniosek skierowany na adres biuro@local-ai.company, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
3. 3.Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
4. 4.Żądania dotyczące danych przetwarzanych w systemie wdrożonym u Klienta należy kierować bezpośrednio do Klienta jako administratora tych danych. Usługodawca, działając jako podmiot przetwarzający, nie może samodzielnie realizować takich żądań i przekazuje je Klientowi.

§ 11 Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do umówienia konsultacji, prowadzenia korespondencji oraz zawarcia i wykonania umowy. Podanie danych rozliczeniowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych.

§ 12 Bezpieczeństwo

1. 1.Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu do węzła obliczeniowego, zasadę minimalizacji danych oraz architekturę wykluczającą utrwalanie treści zapytań.
2. 2.Klientowi przysługuje prawo audytu w zakresie i na zasadach określonych w umowie powierzenia.
3. 3.W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Usługodawca działa zgodnie z art. 33–34 RODO. Jako podmiot przetwarzający zgłasza naruszenie Klientowi bez zbędnej zwłoki, umożliwiając mu dochowanie 72-godzinnego terminu zgłoszenia do organu nadzorczego.

§ 13 Zmiany polityki prywatności

1. 1.Usługodawca może zmienić niniejszą Politykę w przypadku zmiany przepisów, zakresu usług lub stosowanych rozwiązań technicznych.
2. 2.Aktualna wersja jest publikowana w serwisie local-ai.company wraz z datą wejścia w życie. Zmiany nie ograniczają praw nabytych osób, których dane dotyczą.

Koniec dokumentu

This English version is provided for information only. The Polish version is the legally binding text.

§ 1 Data controller

1. 1.The controller of personal data within the meaning of Article 4(7) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (the "GDPR") is:

   BASIC ECONOMY sp. z o.o., ul. Karczówkowska 11A, 25-019 Kielce, Poland, KRS 0000547705, NIP 9591960706, REGON 360996489, e-mail: biuro@local-ai.company (the "Controller" or the "Provider")

2. 2.Location of the Provider's compute node: ul. Karczówkowska 9, Kielce.
3. 3.The Controller has not appointed a data protection officer. In all matters concerning the processing of personal data, please write to biuro@local-ai.company.

§ 2 The Provider's two roles — a key distinction

1. 1.The Provider acts in two separate roles, to which different rules apply:

   a) CONTROLLER — for the data of visitors to the local-ai.company website, persons booking consultations, persons contacting the Provider and persons representing clients and business partners. The processing of this data is governed by this Privacy Policy.

   b) PROCESSOR — for the content of queries sent to the Provider's compute node in Phase I of a deployment. The Client remains the controller of that data. The processing rules are set out in a separate data processing agreement (DPA) concluded before the service begins. In this respect § 8 of this Policy is for information only; the data processing agreement is binding.

§ 3 Scope and purposes of processing — website and contact

1. 1.Booking and holding consultations

   Data: first name and surname, e-mail address, telephone number (if provided), company name, tax ID (NIP) and address (for invoicing), the chosen slot, the message and any information about the organisation's needs provided by the person booking.

   Purpose: arranging and holding the consultation, organisational contact, settling payment, issuing an invoice.

   Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (performance of a contract or steps prior to entering into it) — where the party is a natural person; Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in contacting the person representing a business partner) — where the party is not a natural person; Article 6(1)(c) GDPR as regards tax and accounting obligations.

2. 2.E-mail correspondence and other forms of contact

   Data: e-mail address, data contained in the message, data contained in attachments sent by the sender.

   Purpose: replying, conducting correspondence, documenting the course of arrangements.

   Legal basis: Article 6(1)(b) or (f) GDPR.

   Note: the Provider asks that documents containing special categories of data (Article 9 GDPR), data covered by professional secrecy or operational documentation are not sent by e-mail. Such materials should be discussed only within the Client's environment, after a data processing agreement has been concluded.

3. 3.Concluding and performing a deployment contract

   Data: identification and contact details of the Client and of the persons designated by the Client for technical contact, billing data, data needed to configure administrator accounts.

   Purpose: concluding and performing the contract, technical support, settlements.

   Legal basis: Article 6(1)(b), (c) and (f) GDPR.

4. 4.Establishing and defending claims

   Data: data arising from concluded contracts and correspondence.

   Purpose: establishing, pursuing or defending claims.

   Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR.

5. 5.Technical operation of the website

   Data: IP address, date and time of the request, browser and operating system type, address of the referring page — recorded in the hosting server's logs.

   Purpose: keeping the website secure and working properly, diagnosing failures.

   Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR.

§ 4 Retention periods

1. 1.Booking data and pre-contract correspondence — for 12 months from the last contact, unless a contract is concluded.
2. 2.Data related to a concluded contract — for as long as the contract is in force, and then until claims become time-barred.
3. 3.Accounting and billing documents — 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline passed (Article 86 § 1 of the Polish Tax Ordinance, Article 74 of the Polish Accounting Act).
4. 4.Server logs — in line with the hosting provider's retention policy, for no longer than 12 months.
5. 5.Data processed on the basis of legitimate interest — until an objection is successfully raised or the purpose of processing ceases.

§ 5 Recipients of data

1. 1.Processors acting on behalf of the Controller

   The personal data referred to in § 3 is entrusted to the following entities, acting under data processing agreements concluded with the Controller:

   a) HOSTING OF THE local-ai.company WEBSITE AND E-MAIL: the Controller's hosting and e-mail provider. Scope: data contained in server logs and in e-mail correspondence.

   b) ACCOUNTING: the accounting firm serving the Controller. Scope: billing data and accounting documents.

   c) LEGAL SERVICES: a law firm — only in the event of a dispute or a need for a legal opinion.

2. 2.Separate controller — payment operator

   Payments for consultations are handled by:

   Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay system), plac Andersa 3, 17th floor, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579, REGON 300878437.

   This entity processes payer data as an independent controller, for its own purposes arising from the Polish Payment Services Act and the regulations on combating money laundering and terrorist financing. It does not act on behalf of the Controller in this respect. The processing rules are set out in its information notice available at tpay.com; the operator has appointed a data protection officer (iod@tpay.com).

   The Controller receives from the payment operator only the transaction status and the data needed to settle the transaction and issue an invoice. The Controller has no access to payment card data or online banking credentials.

3. 3.Public authorities

   Data may be disclosed to public authorities only on the basis of applicable law and to the extent it requires.

4. 4.An up-to-date list of the providers referred to in paragraph 1(b)–(c) is available from the Controller on request sent to biuro@local-ai.company.
5. 5.Important: the above list of recipients concerns only data processed by the Provider as controller — that is, contact, booking and billing data. As regards the content of queries processed in Phase I, the list of sub-processors is empty and cannot be extended — see § 8(5). The Tpay payment operator does not and cannot have access to the Client's documents, knowledge base or queries.

§ 6 Transfers outside the EEA

1. 1.The Provider does not transfer personal data to third countries or international organisations.
2. 2.All of the Provider's computing infrastructure is located in a single place in Kielce, in the Republic of Poland. Chapter V GDPR does not apply and no transfer impact assessment (TIA) is required.
3. 3.The Provider declares that it is not subject to the US CLOUD Act or FISA § 702, nor to any intelligence cooperation obligations towards third countries.
4. 4.If any of the providers referred to in § 5(1) processes data outside the EEA, this takes place only on the basis of the mechanisms in Chapter V GDPR (an adequacy decision or standard contractual clauses), about which the Provider will inform on request.

§ 7 Cookies and tracking technologies

1. 1.The local-ai.company website uses only cookies that are necessary for it to work properly (including remembering the selected language version). Their use does not require the user's consent under Article 173(3) of the Polish Telecommunications Law.

   The selected language version is stored in the browser's local storage (localStorage), not in a cookie; this information stays on the user's device and is not sent to the Provider or to third parties.

2. 2.The website does not use analytics or marketing cookies or profiling tools. The Provider does not carry out remarketing and does not share traffic data with third parties for advertising purposes.
3. 3.Consultations are paid for in the Tpay system. It is an external service that uses its own cookies and its own data processing rules, set out in its privacy policy. The user reaches it through a deliberate action — clicking the payment link.
4. 4.The user may change cookie settings in the browser at any time. Restricting necessary cookies may make it impossible to use online payment.

§ 8 Data processed as part of the service — a zero-retention architecture

This section is for information only. It describes rules that are governed in a binding way by the data processing agreement concluded with the Client.

1. 1.Location of data sets. The Client's documents, knowledge base, vector representations, chat history, staff accounts and event logs are created and remain solely on the Client's hardware, at its premises. The Provider has no access to them and makes no copies of them.
2. 2.Phase I. Only the content of a single query, together with the context selected by the Client's system, is sent to the Provider's compute node — through an encrypted tunnel set up by the Client. The model's answer is returned.
3. 3.Zero retention. The content of a query and its answer exists only in the server's working memory, for the time needed to generate the answer. The Provider keeps no logs of query content and creates no databases or back-ups of it. Once processing ends, the content cannot be recovered.
4. 4.No training. The Provider does not use the content of queries or answers to train, fine-tune or evaluate any models. The ban is architectural, not merely contractual — the Provider does not store the content, so it has no material that could be used in this way.
5. 5.No sub-processors. The list of sub-processors for the inference service is empty and cannot be extended. The Provider does not entrust processing to further entities, because it holds no set of Client data.
6. 6.Phase II. Once the Client launches its own computing infrastructure, the tunnel is closed under a written protocol. From that moment the Provider has no involvement in processing the Client's data, and the data processing agreement expires as regards inference.
7. 7.Special categories of data and professional secrecy. The architecture allows the processing of health data and of information covered by medical, legal and notarial professional secrecy. This does not relieve the Client of the obligation to identify its own condition under Article 9 GDPR, to carry out a data protection impact assessment (Article 35 GDPR) and to maintain professional secrecy.

§ 9 No automated decision-making

1. 1.The Provider does not take decisions concerning data subjects based solely on automated processing, including profiling, that produce legal effects or similarly significantly affect them (Article 22 GDPR).
2. 2.Outputs generated by AI systems deployed at the Client are recommendations. The contract expressly rules out using them as the basis for fully automated decisions concerning individuals and for acts reserved for a human being.
3. 3.Responsibility for how the system is used within the Client's organisation, including ensuring real human oversight, lies with the Client as the deployer of the AI system within the meaning of Regulation (EU) 2024/1689.

§ 10 Rights of data subjects

1. 1.Every person has the right to:
   1. a)access their data and obtain a copy of it (Article 15 GDPR),
   2. b)rectification of their data (Article 16 GDPR),
   3. c)erasure of their data (Article 17 GDPR),
   4. d)restriction of processing (Article 18 GDPR),
   5. e)data portability (Article 20 GDPR),
   6. f)object to processing based on Article 6(1)(f) GDPR (Article 21 GDPR),
   7. g)withdraw consent at any time — where processing is based on consent; withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before it.
2. 2.Rights are exercised on request sent to biuro@local-ai.company, without undue delay and no later than one month after the request is received.
3. 3.A data subject has the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.
4. 4.Requests concerning data processed in a system deployed at a Client should be addressed directly to the Client as the controller of that data. The Provider, acting as a processor, cannot handle such requests itself and forwards them to the Client.

§ 11 Providing data is voluntary

Providing data is voluntary, but it is necessary to book a consultation, to conduct correspondence and to conclude and perform a contract. Providing billing data is a statutory requirement under tax law.

§ 12 Security

1. 1.The Provider applies technical and organisational measures appropriate to the risk, including encryption in transit, access control to the compute node, data minimisation and an architecture that rules out storing the content of queries.
2. 2.The Client has a right of audit to the extent and on the terms set out in the data processing agreement.
3. 3.In the event of a personal data breach the Provider acts in accordance with Articles 33–34 GDPR. As a processor, it notifies the Client of the breach without undue delay, so that the Client can meet the 72-hour deadline for notifying the supervisory authority.

§ 13 Changes to this Privacy Policy

1. 1.The Provider may change this Policy if the law, the scope of services or the technical solutions used change.
2. 2.The current version is published on the local-ai.company website together with its effective date. Changes do not limit the rights already acquired by data subjects.

End of document